Делопроизводство от а до я. как использовать печати и штампы в организации

В словаре Даля

ж. ручная вещица разного вида, с вырезанным на ней письмом,
вензелем, тамгой, знаками, гербом или иным начертаньем, для оттиска на
сургуче, на воску, либо чернью и краской, что служит рукоприкладством.
Печать гербовая, именная. | Отпечаток, оттиск на сургуче, на воску или
чернилами. Печать служила встарь за мест подписи. К дипломам и грамотам
печать привешивалась в особой коробочке. Казенная печать весовых не
платит. Для умного печать, для глупого замок. Это печать премудрости
Соломоновой, с семью (9-ю, 12-ю) столпами (говор. о чем таинственном и
непонятном). Спереди печать, а сзади мыши точат? (амбар). | Видимый,
внешний знак, как бы оттиск чего. *На здании этом видна печать времен.
На этом человеке лежит печать отверженья. Печать антихриста, раскольн.
знак прививной оспы. | Церковь называет миропомазание, при св. крещении,
печатью дара Духа Святого. | Книгопечатанье, типографское тисненье, в
знач. искусства, или самого дела, работы, или оттиска. Книга уже
поступила в печать. Искусство печати великое изобретенье. Письмо это или
печать? Какою печатью набирать? каким набором, мелким, крупным. Книга
церковной печати. | Печать или печатное слово, пресса, все, что
печатается в известное время, в известном государстве. Наша печать
заговорила ныне гораздо посмелее прежнего. Печатка, -точка, печать, в
знач. резного изображенья, для оттиска. | Кусок чего-либо, известной
меры, весу, с печатью, с клеймом. Печатка мыла. | Ярлык, билет, выданный
на пропуск и пр. | Печатки, растенье купена, куп. Печатать, печатывать
что, прикладывать к чему печать. Печатая письмо, ожгла себе палец,
запечатывая, заделывая печатью. У него описывают, печатают имущество,
опечатывают, берут под охрану печати. Вина в бутылках смолят и печатают.
| Оттискивать краской, чернилами на бумаге, либо на тканях, письмена,
буквы, картины, узоры. Он напечатал книгу, издал, свою или чужую. Ныне
больше печатают, чем читают. Издание древностей руских печатано в три и
четыре камня, или более. Ситцы печатают (набивают) деревянными, разными
досками. Врет, как печатает. Ты, братец, печатаешь, врешь. Пчела
печатает соты, заделывает воском наглухо. -ся, страдат. Он ему выпечатал
пятерню, дал пощечину. Книга допечатана, совсем. Письмо запечатано
наперстком. Сургуч испечатался, вышел. Ярлыки напечатаны, готовы. У него
все описано и опечатано. Картина плохо отпечатана. Попечатай-ка за меня.
Письмо подпечатано, было вскрыто. Мало ли книг перепечатано, напечатано,
либо печатано снова, вторично, по-старому. Припечатай уголочек. Тут все
пропечатано, прописано печатно. Письмо распечатано. Печатанье, печать и
печатка, действие по глаг. Во время самой печати, сделаны мною поправки.
Печатный, к печати, печатанью относящ. Печатная книга, печатанная,
противопол. рукописная. Печатная сажень, аршин, мера, казенная и
клейменая. Печатный стан, или печатальный, служащий для тисненья доской
или набором. Печатная пошлина, взимаемая за приложенье печати. Печатное
слово, печать, пресса, вся письменость, особ. повременная, газеты и
журналы. Печатные соты, наглухо заделанные вощиной. Лучше печатного не
скажешь. Печатня, типография. Печат ник, работник в печатне, который
печатает. | Хранитель печати, или кому доверяется государст веная
печать. Печатников передник. Печатничьи приемы. Печатничество стар. сан,
должность государственного печатника. Печаточный рещик или печаточник.
Печаточное мыло, кусковое, с клеймом, не весовое. Печатлеть что-либо,
оттиснять, печатать, клеймить, покидать след, оттиск. Печатленье,
действ. по глаг. Впе чатлей, запечатлей поученье в сердце своем.
Печаталка ж. печать, клеймо, метка, гриф, т. е. вставленные в рукоятку
буквы, набор, для клейменья чего.

Ручная подделка

И до появления компьютеров и принтеров были известны многочисленные преступления, в которых так или иначе фигурировала подделка печатей. Однако еще лет 20 назад создать изображение оттиска печати или штампа в документе было в разы сложнее, чем сегодня. Те старые способы подделки печати современникам кажутся дикими, не оправдывающими себя, однако они имели распространение и часто применялись.

Для примера рассмотрим ручную подделку клише. В прошлом не использовался фотополимер, из которого сегодня изготовляют 90% клише печатей и штампов. Основным рабочим материалом была резина, реже – металл. Для создания клише мастер, а иначе его назвать нельзя, брал материал и начинал вручную вырезать на нем рисунок, текст и остальные детали будущей печати.

Используя острый инструмент различной толщины, применяя увеличительные стекла и микроскоп, мастер вел работу над будущим клише довольно долгое время. Иногда проводилась подделка печатей в домашних условиях – обычно на кухне или в чулане, подальше от любопытных глаз сожителей. Однако даже при наличии определенной сноровки у того, кто создавал поддельное клише, соблюдении всех норм и требований результат сильно отличался от заводского, настоящего клише. Особенно выдавал подделки наклон буквы относительно линии строки и относительно остальных букв. При нанесении оттиска наблюдались и неровности краев, неровности рамок.

Виды печатей и штампов

• Угловой или адресный штамп. Проставляется в верхнем правом углу. Может содержать в себе информацию о компании, ее адрес и реквизиты. Такой вид оттисков заменяет собой типографские или электронные бланки.
• Нумераторы. Еще один вид печатей, который пользуется большой популярностью во многих фирмах. Главное достоинство таких устройств в том, что они позволяют превратить рутинное проставление номеров на страницах в секундное дело. Они могут быть автоматическими или полуавтоматическими.
• Штампы с надписями копия, сдано, осмотрено, также востребованы. Подобные инструменты позволяют в значительной мере автоматизировать работу с документацией, при этом все бумаги будут иметь опрятный вид и общую стилистику. Это выгодно подчеркнет статусность абсолютно любой компании.
• Факсимиле. Еще один практичный вариант штампов, которые повсеместно используются бизнесменами разных категорий. В своем изначальном виде факсимиле может содержать герб, эмблему, фамилию и другие отличительные знаки определенного человека. В организациях они выполняются в виде клише, которое повторяет подпись директора или любого другого должностного лица. При этом работать такой печатью может жестко ограниченный круг сотрудников. Документ, подписанный таким образом, имеет юридическую силу, но в случае подписания финансовых и расчетных документов, факсимиле не в состоянии заменить живую подпись.

Способы подделки печатей и штампов

С целью неправомерно заполучить денежные средства, права на промышленный объект или товар, злоумышленники довольно часто прибегают к подделке оттисков и печатей. Способы фальсификации довольно разнообразны.

Наиболее распространенные:

• компьютерная подделка;
• ручная подделка;
• нарушение очередности нанесения реквизитов документа.

Подделка печатей и штампов организации — «ювелирная» работа

Но важно понимать, что за такое деяние статья 327 УК РФ, предусматривает наказание, в некоторых случаях это лишение свободы на срок до 4 лет

Еще одним распространенным способом подделки документов, является нарушение очередности нанесения реквизитов. К примеру, когда руководство организации оставляет сотрудникам несколько листов с уже имеющимися на них оттисками штампов и печатей.

Таким образом, если возникает такой случай, можно заранее взять подготовленный лист и напечатать на нем всю необходимую информацию.

При этом стоит учитывать, что документ без определенных реквизитов не будет иметь юридической силы. А такое нарушение приравнивается к преступлению, если вызывает опасные последствия.

Недобросовестный сотрудник может воспользоваться подготовленными листами с печатью, чтобы завладеть средствами фирмы. Подделка документов, когда печать проставляется на чистый лист, куда потом печатается текст, особенно распространена.

Несмотря на противоправность таких действий, многие граждане прибегают к использования поддельных документов или сами их подделывают.

Поэтому ответственным лицам важно соблюдать правила хранения печатей и штампов, чтобы исключить возможность их неправомерного использования

Из чего состоит печать и штамп?

Основные элементы печати – это клише и оснастка. На клише находится объемное зеркальное изображение оттиска, с его помощью делают отпечаток. Оснастка для печати – это рукоять, без нее невозможно обмакнуть клише в штемпельную подушку и не испачкаться.

По умолчанию печати и штампы изготавливаются с ручной оснасткой из пластика, но это не самый удобный вариант. Поэтому к выбору материалов следует отнестись серьезно. Можно заказать только одно клише, если у вас уже есть готовая оснастка.

Еще один важный элемент – это штемпельная подушка, заправленная чернилами или краской. Они бывают встроенными, сменными, универсальными и сугубо под печать (если она многоцветная или имеет невидимые ультрафиолетовые элементы защиты). Обычно запаса чернил хватает на более чем 3000 оттисков.

Из чего состоит штамп? Из тех же частей, что и печать – клише и оснастки, поскольку технически это одно и то же. Разница между ними в назначении. Печать имеет юридическую силу и удостоверяет подлинность документа, подписи, полномочия сотрудника. Штамп используется только для воспроизведения информации, которую приходится постоянно повторять. Это может быть:

• название учреждения или отдела,
• назначение документа,
• реквизиты организации (адрес, банковский счет),
• так называемые «шапки» и другие служебные сведения – «Копия верна», «Согласовано», «В бухгалтерию», «На подпись» и тому подобные.

Штампы существенно облегчают делопроизводство. Некоторые различия есть и во внешнем виде. Печати, как правило, имеют только круглую или треугольную форму и стандартные размеры, так как штампы могут быть какими угодно.

Что такое клише печати и штампа?

Многие люди путают понятия, связанные с печатями. Наибольшее затруднение вызывает вопрос про клише, что это такое – печать или штамп, мало кто скажет с уверенностью, что это ни то, ни другое. Клише – это та часть печати или штампа с нанесенным зеркальным изображением, которая оставляет оттиск (отпечаток) на бумаге. Его изготавливают из разных материалов, и от этого напрямую зависит, сколько времени прослужит печать и насколько удобно будет ею пользоваться.

• Из фотополимера

• Это недорогой и самый быстрый по времени изготовления вариант. Если вы используете печать сравнительно редко, то есть ставите не более 20 оттисков в день, то фотополимерная печать прослужит около 2 лет. Для этого инструмента подходят только чернила на водной основе, оттиски можно поставить на бумагу. Кроме того, на полимере нельзя сделать некоторые элементы защиты – например, гильоширную сетку.

• Из резины

• Такие изделия стоят недешево, и их изготовление требует больше времени, но зато они служат намного дольше. При интенсивности использования – от 50 оттисков в день и более, срок эксплуатации составляет около 15 лет. Эти печати оставляют четкий оттиск на любой поверхности, в том числе на металле, пластике, дереве и текстиле. К ним подходят краски и на водной, и на спиртовой основе. Из резины методом лазерной гравировки изготавливают клише разной сложности: гербовые, с защитной тончайшей сеткой, микрошрифтом, скрытыми элементами и т. д.

• Флэш-технология

• В данном случае основу выполняют из микропористой резины. Ее отличие от обычного резинового или фотополимерного клише в том, что она заправляется чернилами в процессе изготовления. Таким образом, вам не придется отдельно приобретать штемпельную подушку. Срок службы – от 5 лет и более, запаса чернил хватает примерно на 5 000 четких оттисков. Когда они закончатся, обратитесь в мастерскую, и ее заправят снова. Клише из микропористой резины предполагает одновременное использование нескольких цветов и всех видов защиты. Палитра намного шире, чем у обычных клише.

Существуют металлические клише, также их называют сухими печатями. Они не требуют чернил и применяются для получения рельефных отпечатков на бумаге или на воске, сургуче, пластилине

Где нужны такие оттиски? Прежде всего, для опечатывания сейфов, кабинетов, боксов, важной корреспонденции

Теперь зная, из каких материалов изготавливают клише для штампа, что это такое, какую выбрать оснастку, вы сможете заказать именно тот вариант, который лучше всего подойдет для нужд вашей организации.

Пресс-релиз подготовлен Graver.ru.

Каким должен быть оттиск

Официальные требования 2020 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.

Правила устанавливали три основных вида формы клише для печати:

• круглая – диаметром от 38 до 42 мм;
• треугольная — все стороны равной длины от 38 до 42 мм;
• прямоугольная – размер одной стороны от 35 до 50, второй — от 70 до 100 мм.

Кроме того, согласно правилам, печать ИП должна была содержать следующую обязательную информацию:

• полное имя физического лица, зарегистрированного как ИП;
• указание на организационно-правовую форму «индивидуальный предприниматель»;
• местонахождение, т.е. населённый пункт, указанный в прописке коммерсанта;
• государственный регистрационный номер ОГРНИП.

В 2020 году эти правила не действуют, скорее, их надо учитывать, как общепринятые традиции делового оборота. Чтобы выделиться среди конкурентов или отразить направление деятельности, на клише можно размещать логотип, собственный торговый знак или знак обслуживания, фотографии, рисунки. Запрет установлен только для размещения на клише российского герба, региональной и муниципальной символики, чужих логотипов и знаков.

Образец печати для ИП в 2020 году, привычный для делового оборота в РФ, выглядит так.

Важно: факсимиле, т.е. образец личной подписи гражданина, не является официальным символом ИП

Применять факсимиле можно только по согласию сторон при подписании договоров и для внутреннего оборота.

Чтобы изготовить печать для ИП, надо обратиться в специализированную организацию. К сожалению, в отсутствие контроля за изготовлением штемпельной продукции, многие исполнители работают без свидетельства, подтверждающего госрегистрацию ИП. Изготовить штампы можно не только по своим, но и чужим реквизитам, для этого достаточно образца оттиска.

Для снижения риска подделки заказывайте клише с защитой, при которой используют:

• гильоширные сетки толщиной не более 0,1 мм;
• специальные метки (контрольные, химические, УФ);
• многоцветность;
• гравировку рисунков и фотографий;
• особые защитные элементы, применяемые для гербовых изображений;
• двумерный штрих-код.

Мы не обсуждаем, нужна ли ИП печать, в тех случаях, которые рассмотрели выше. В такой ситуации просто нет причин для сомнений. Ответ на вопрос — конечно, нужна. Но как быть, если предприниматель не оказывается в ситуациях, где печать ИП обязательна? К примеру, наёмных лиц у него нет, бланки строгой отчётности и приходные ордера не выписывает.

Может ли работать ИП без печати, если нормативно-правовой акт этого не требует? Разумеется, может, и многие коммерсанты прекрасно обходятся без этого атрибута. И все-таки, этот символ, идентифицирующий бизнесмена, вызывает большее доверие при оформлении деловых бумаг, чем обычная подпись.

В словаре Фасмера Макса

печа́тьж., род. п. -и, первонач. мужского рода, но с ХVI в. – женского рода (см. Унбегаун 66), укр. печа́ть, блр. печа́ць, др.-русск., ст.-слав. печать м. σφραγίς (Еuсh. Sin., Клоц., Супр.; см. Дильс, Aksl. Gr. 164; Мейе, Ét. 288), болг. печа́т м., сербохорв. пѐчат м., словен. реčа̑t м., чеш. реčеt᾽ ж., слвц. реčаt᾽ ж., польск. pieczęć ж. (неясно ę; см. Лоренц, AfslPh 19, 150), в.-луж. рjеčаt м.Праслав. основа на согласный – *реčаt- (ср. Дильс, там же), – вероятно, от пеку́ (см.), т. е. «орудие для выжигания знака»; см. Маценауэр, LF 12, 328; Желтов, ФЗ, 1876, вып. 6, стр. 69; Преобр. II, 53 и сл. Неубедительно сравнение с лтш. pęka «лапа, ступня, большой гриб» и греч. πεσσόν «игральная доска», πεσσός «игральная кость», вопреки Зубатому (AfslPh 16, 407 и сл.); греч. слова следует связывать с др.-инд. рāc̨ī «камень», рāс̨аs «кубик, игральная кость», арм. уеsаn «точильный камень» (*реḱеnā); см. Лиден, Arm. Stud. 56 и сл.; Гофман, Gr. Wb. 265. Абсолютно невероятно предположение о заимствовании из тюрк. bitik «буква, письмо», вопреки Микколе (FUF 2, 78).••(Заслуживают внимания наблюдения Вайана (RЕS 34, 1957, стр. 138 и сл.), согласно которому ст.-слав. глагол печатьлѣти образован непосредственно не от печать, а от прилаг. *печатьль, которое может быть тюрк. происхождения. – Т.)

Изготовление клише

Изготовление печати фотополимерным методом

Существует множество способов изготовления клише для штампов, из которых на сегодняшний день самыми распространёнными являются:

1. Метод вулканизации резины в подготовленной форме, изготовленной тиснением картона (глины, гипса) при помощи самонаборных клейм (шрифта).
2. Метод локально-избирательной полимеризации фотополимера при экспозиции под ультрафиолетовым излучением через негатив изображения клише, нанесённого на прозрачную основу. Клише создаётся на компьютере посредством графических программ, изготавливается негативная плёнка, края негатива оклеиваются бордюрной лентой, пространство заливается жидким фотополимером, накрывается прозрачным пластиком и прижимается покровным стеклом облучателя. В результате воздействия ультрафиолетового излучения образуется подложка, со стороны негатива участки, которые не защищены от воздействия ультрафиолетового излучения, затвердевают, а защищённые — остаются жидкими. После экспозиции клише промывается от остатков жидкого фотополимера.
3. Метод лазерной гравировки с помощью лазерно-гравировальных аппаратов.
4. Метод флеш-технологии.

Особенности проставления

Печать обязательна к проставлению на всех договорах, большинстве кадровых документах, а также на первичной документации. Гарантийные письма и акты не имеют юридической силы, если на них не проставлен оттиск. Ничего страшного не случится, если на документе, на котором оттиск необязателен, его проставить. Однако следует всегда проставлять его там, где его присутствие может в дальнейшем понадобиться при судебном разбирательстве.

Некоторые фирмы разрабатывают специальное положение или инструкцию по применению печати. Как правило, утверждается она руководителем и содержит такие разделы, как перечень штампов, используемых в организации, место их хранения, а также порядок пользования.

Юридический смысл данного реквизита заключается в том, чтобы заверить подпись того должностного лица, который входит в руководящий круг людей, работающих в компании, наименование которой указано на печати.

Оттиск не может быть проставлен рядом с подписью обычного сотрудника компании. Желательно, чтобы печать не заходила на подпись должностного лица, была читабельной и давала возможность различить всю информацию на ней.

Как отказаться от печати на первичных документах, представлено в данном видео.

Copyright 2017 — ЗнайБизнес.Ру Портал для предпринимателей

Рекомендуем к прочтению: Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

Копирование материалов допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт.

Что такое клише печати, штампа?

Перед тем как давать определение тому, что такое подделка печатей и штампов, необходимо разобраться в том, что же такое клише печати и клише штампа. Все видели типичный документ, например, справку о доходах или справку с места работы. Как правило, в нижней части листка, по соседству с подписью лица, оформившего или утвердившего документ, располагается оттиск печати. Для создания оттиска чаще всего используют синюю штемпельную краску. Но бывают и фиолетовые, и чёрные оттиски, а иногда, и 2-3-цветные. Оттиски создают с помощью клише – особой печатной формы, на которой расположены буквы, цифры, рисунки, надписи.

Печатная форма может быть как на металлической, так и на резиновой или полимерной основе. Для изготовления клише берется исходный материал, например, фотополимер (клише на полимерной основе). Фотополимер чувствителен к свету, чаще всего к ультрафиолетовому излучению. Изготовитель просвечивает материал на приборе, проецируя на нем изображение, предварительно созданное в графическом редакторе. После этого проводится обработка фотополимера химическими веществами – органическими растворителями, кислотами, щелочами. Части материала, прореагировавшие с УФ-излучением, затвердевают, образуя клише печати, остальной материал вымывается. Таким образом создают как клише печатей, так и штампов

Для того чтобы внести ясность в то, что такое печать, а что такое штамп, следует обратить внимание на форму оттиска, который остается на документе. Если оттиск четырехугольный – перед вами оттиск штампа, если круглый или треугольный – оттиск печати

Платим за отпечаток

1. картриджи;
2. ресурсные детали;
3. подменный фонд;
4. сама печатающая техника;
5. человеческие ресурсы.

Картриджи

1. Использование оригинальных картриджей, предлагаемых производителями печатающей техники. Производитель контролирует заполняемость картриджей, от которой зависит количество отпечатков для одного картриджа, а также высокое качество картриджей. Заводская заправка и контроль качества положительно сказываются на сроке службы печатающей техники, снижают стоимость обслуживания парка техники и содержания подменного фонда и отпечатка.
2. Использование неоригинальных картриджей. Качество таких картриджей обычно приемлемое, и при этом они заметно дешевле оригинальных. Однако нет гарантии, что эти картриджи заполнены на 100%, поэтому точно оценить количество отпечатков, которое можно сделать с их помощью, достаточно тяжело.
   Мы просто оставим это здесь
   Кроме того, использование неоригинальных картриджей автоматически лишает принтеры гарантийной поддержки производителя. А это значит, что ремонт техники ляжет на плечи сервис-провайдеров, которые, если и возьмут на себя такие обязательства, все дополнительные риски заложат в итоговую стоимость отпечатка.
   Использование неоригинальных картриджей для снижения стоимости отпечатка (по инициативе клиента) возможно в тех случаях, когда гарантийная поддержка оборудования уже закончилась или когда техника принадлежит самому заказчику и он готов взять на себя все риски.
3. Заправка картриджей. Это, наверно, самый рискованный способ. Заправкой картриджей будут заниматься опытные сотрудники (а это дополнительные расходы) или специализированные компании, но от некачественной работы не застрахован никто. К тому же заправка картриджей, которые впоследствии получает организация, может проводиться не только в России, но и, например, в Китае. Минимальные потери — картридж может оказаться заполненным не на 100%, а при плохом раскладе – непрофессиональная заправка выведет из строя само оборудование для печати. Ну и, само собой, техника лишается гарантийного обслуживания. Источник. Так делают не только дома — даже в очень больших компаниях

Стоимость оборудования: как оптимизировать парк печатающей техники

• Сокращается число единиц печатающей техники в офисе – освобождается рабочее пространство, появляется возможность разместить на одной и той же арендуемой площади большее количество работников;
• Уменьшается количество наименований картриджей и других расходных материалов, и, как следствие, сокращаются затраты на логистику, снижаются простои техники из-за отсутствия необходимого картриджа;
• Снижается количество необходимых сертификатов специалистов, поддерживающих печатающую технику, это уменьшает затраты на сервис;
• Обеспечивается удобство гарантийного обслуживания – нет необходимости поддерживать договорные отношения и обеспечивать соответствующую логистику с различными сервисными центрами.